コラムColumn

報告・連絡・相談とは

報連相の一番の目的は、情報を共有し連携を強化することで業務を円滑に進めることにあります。
報連相を軽く考えている人は、ただ情報を発信すればよいと捉え違えをする傾向にあります。

報連相の重要性をしっかり把握し、徹底することが成功への近道であることを認識しましょう。

情報伝達の基本

相手へ情報伝達を行う際は、正しく情報が伝わるよう下記事項を意識し実施するようにしましょう。

 

①情報を的確に伝えるための注意点

報連相を適切に行うためには、相手に対して情報を的確に伝えることが不可欠です。

 

５W１Hを意識する

相手へ情報を伝達する際は、5W1Hを活用して分かり易く整理しながら伝えることで、正しく要点が絞られたコンパクトな情報の伝達が出来るようになります。

 

結論から先に、経緯説明は後に伝える

ビジネスでは物事の結論から伝え、その後に結論に至った理由や背景、後の展望などを伝えることが基本とされています。

 

事実と意見・推測を区別する

事実と意見・推測を混在させると相手に誤解を与えるので、事実は事実として伝えます。
意見や推測は、事実を伝えた後、私見として補足的にお知らせするようにしましょう。

 

あいまいな表現はさける

あいまいな表現は、受ける相手に誤解を与えるため、できるだけ使わないようにします。
数字を明示できる情報であれば、出来る限り正確な数字を伝えるようにしましょう。

 

ミスやトラブルなど悪い情報ほどすぐに伝える

悪い情報こそ、早く正確に伝えることが肝要です。
自分一人で悩んだり、あいまいな判断をしたりすると、取り返しのつかない事態になりかねません。
困っていたら、他のスタッフが助けてくれます。
悩んだら相談する癖をつけましょう。

 

②相手に正しく情報が伝わっているかを確認する

情報伝達は、相手に正しく情報が伝わってこそ意味があります。
こちらから情報を一方的に発信するだでけでは情報が伝達されたことにはなりません。
クライアントから反応が無い場合は、こちらから積極的にご連絡を取るように動きましょう。

 

相談について

相談をする場合は、「どうしたらよいですか？」と相手に要件を丸投げにしないで、自身でしっかり考えをまとめて、「自分はこういう考えですがいかがですか？」といった形で意見を仰ぐようにしましょう。

 

まとめ

報連相は、ビジネスの中でとても大切なコミュニケーションスキルです。
しっかり身につけることで、職場のコミュニケーションを円滑にし、正しく情報共有し、結果業務効率を上げるために役立ちます。
報連相スキルを磨いて、デキる社会人を目指しましょう！