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皆さんは、時間を有効に使うために、正しく効果的にスケジュールを立てていますか？

• 仕事が予定通りに進まない
• いつも〆切ぎりぎりに業務を慌ててやる羽目になる

になっていませんか？

バリバリ仕事をしているようには見えなくて「この人、やる気あるんだろうか」と疑っていたところ、意外に仕事が優秀だったりして驚くことはありませんか？
今回は、「仕事が早い！・仕事が予定通りに進む人」のスケジュールの立て方をご紹介します。

時間当たりの生産性を上げる基本的な思考

ビジネスの世界では、日本人の真面目な気質のせいか、何事にも手を抜けずに全力投球してしまう、いわば「完璧主義タイプ」の人をよく見かけます。
こういった人たちは、仕事にミスがないか心配で、時間が許す限り必要以上に何度もチェックしたり、不要な部分まで深掘りして作業をしてしまったりして仕事の効率が下がり、結果重要な作業に時間を使えなくなり結局スケジュールが守れなくないという悪循環に悩んでいることが多いです。

一方「時間当たりの生産性」が高い人は、要領のいい「力の抜き方」を心得ているという特徴があります。
そうでない仕仕事を重要度で仕分けし、重要な仕事には力を入れ、事には手をかけない、いわゆる「最善主義」の思考を持っています。

自分の使える時間には限りがあります。
「力の入れ方」「力の抜き方」を意識して仕事をするように心掛けてください。

スケジュールの立て方

自分が本来やらなければいけない業務以外にも、色々なことに時間がとられることになります。
このため仕事のスケジュールには、次の時間を入れておきましょう。

では、参考例にはなりますが、具体的な方法について見ていきます。

 

1.　 自分がやらなければいけないタスクを洗い出す

最初の作業は、自分の作業を把握しタスクに分けて整理します。
大きな分類分けから細かくタスクを分けていくと自分の業務の役割が把握できて整理しやすいです。

2.　 各タスクに作業時間を振り分ける

まずは、自分の作業時間を把握している必要があります。
スケジュールを立てる際に克服すべき一番の難題は、過去に経験したことがあるタスクであっても、所用時間を正しく見積もれないことです。
しかし、これは時間管理の基本です。所要時間を正しく見積れないと、常にタスクの進捗や巻き返しが遅れます。
1つのタスクが完了したら、かかった｢実際の｣時間を30分単位で記録することを習慣にします。
未経験のタスクについては、想定でよいので自分なりの根拠を作って作業時間を決め、それを上司や先輩に確認してもらうのがよいでしょう。

3.　 各タスクの期限を確認する

業務には必ず期限が存在します。
通常は、スケジュール管理表、WBSなどで期限を確認することが出来ます。
その中で自分のタスクの期限を把握します。
また、自分のタスクだけではなく、案件全体の各タスク期限も確認し、自分のタスクの期限によって他のタスクが影響されないかを確認することも大切です。

「期限未定」のタスクも存在しますが、必ず「○○が決まるまで未定」といった条件が存在します。
「期限未定」のタスクは放置される傾向にあるので、条件を記載しそのままタスクが残らないよう注意してください。
尚、「期限未定」と「期限がよく分からない」は意味が全く違います。
「期限がよく分からない」場合は、必ず確認をして期限を確定してください。

4.　タスクの優先順位を決める

いろんな仕事をすべて同じ労力とスピードでやるというのはナンセンスです。
仕事は、その内容によって重要度や緊急度が違います。
仕事の優先順位に関係することには敏感に反応しなくてはいけません。
優先順位を判断するに当たっては、期限が迫っているタスクが最優先です。

以下はいずれも優先順位を高くしなければいけない項目なので考慮して優先順位をつけてください。

• 期限が迫っている
• 重要性が高い
• 他の方への影響が大きい

重要性の低いタスクは、時間をかけすぎないように、力を抜いて進めるようにして無駄な時間をかけないように気を付けてください。

5.　1日の作業スケジュールを組み立てる

1～4の作業で、1日の作業スケジュールを組み立てる準備が整いました。

まとまった時間をブロックする

ブロックされていない時間を把握する

ブロックされている時間以外が、臨時の依頼などに対応できる時間です。
自分の時間にどの程度余裕があるのかを把握して業務に取り組んでください。

6.　時間短縮の検討をする

ダラダラと非効率に作業を行うと、あっという間に時間が無くなってしまいます。
常に、どうすれば時間短縮が図れるかを考慮することを心掛けてください。

同じタイプのタスクをまとめる

同じような作業をまとめることで、脳を切り替える回数を減らすことができます。
同じタイプのタスクに集中できる時間が長ければ長いほど、仕事ははかどると考えて意識的にタスクをまとめるようにしてください。

メールやチャットはまとめて行なう

メールやチャットはほとんどの人は5分～10分ごとにチェックをしています。
リアルタイム性はよいのですが、能力に深刻な負荷がかかります。
1日のうち、以下のような良いタイミングで時間を確保することをお勧めします。

• 業務開始時のタイミング
• 1つのタスクが完了したタイミング
• 休憩後のタイミング

隙間時間にやることを事前に決めておく

「1本目の会議が早く終わり、会議と会議の間に30分程度の隙間時間ができた」などいきなり隙間時間ができた時、有効に時間を使うため、事前に何をやるのかを決めておきましょう。
ちりも積もれば山となります。

最後に

時間管理が苦手な人は、気分によってやるか・やらないかを決めています。
一方、時間管理が上手な人は物事を習慣化することで気分に関わらず実行できるようにしています。

時間の使い方が上手になると仕事の効率が上がります。
心に余裕が出来て、全体を見渡せるようになります。
時間に余裕がなくなることで発生するトラブルも多々存在します。

「時間」は業務を行う上で何よりも貴重なものです。
時間を無駄にすることを「もったいない」と考えて有効に使うことを心掛けるとよいでしょう。